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为什么企业要创建自己的共享办公空间?

发布时间:2020-08-05


坐落在巴黎的Villa Bonne Nouvelle,看上去只是另一个新的共享工作空间。但它与众不同的是,60名乘客中只有一半是自由职业者。剩下的人为Orange(法国电信)工作,该公司于2014年推出VBN,教程序员和工程师如何与公司外的人合作并向他们学习。

 

实验成功了:在那里的团队比其他地方的团队工作得更好、更快,他们报告说他们更满意、更投入(在回到原有的办公室后还会出现一阵情绪低落),管理这片区域的人力资源主管也对他们的友好态度感到惊讶。因此,Orange打算在这里进一步扩张。

 

Orange将其方法描述为合力办公,这是共享办公的表亲。并不是只有它一家在努力赶上共享工作区的潮流:目前全球共有约19000个共享办公空间。包括从电信公司(SprintAT&T),到科技巨头(SAPIBM),到汽车制造商和保险公司(MINIState Farm)的几十家大公司都开展了类似的实验。真正的共享办公可能与自由职业者或初创公司的关系不大,而是与大公司的员工在组织边界之外工作有关。

 

一个很好的例子就是共享办公空间的提供商WeWork,它的企业客户群在去年增长了370%。截至20186月,公司占有者约占WeWork会员和收入的四分之一。它还为IBMUBSFacebook等个人客户创建独立的位置。

 

人们通常认为,这些公司正在寻求一种时尚感。但我们的研究和报告显示情况并非如此。在过去的三年里,我们分别访问了美国、南美和欧洲十几家公司的负责人。我们发现,这些公司和他们的员工都在寻找自由职业者和创业者在共享办公环境中所表现出的同样的品质——更快地学习技能,建立更多的联系,并感到受到鼓舞和自主权。

 

除了为个人和那些与雇主合作的人提供的传统意义上的共享办公空间外,我们还确定了两种类型的企业内部共享办公。一种是我们所说的“开放日”,公司提供工作空间作为公共设施,通常用于品牌建设。例如,在布鲁克林,我们工作的MINI经营着A/D/O,这是一个联合办公空间、咖啡厅、概念店和制造实验室的组合体。它的任务不是销售汽车,而是吸引和学习当地设计师。

 

另一种我们称之为“露营地”的内部空间,指邀请来自一家公司的团队与另一家公司的同行同住。营地是临时性的,为驻扎在那里的员工提供了学习和跨企业边界协作的机会。OrangeVBN就是一个例子;另一个例子属于硅谷的一家大型电信公司,它的团队聚集在从客户到原型产品和服务的团队旁边。原本需要几个月时间的项目在几周内就完成了,这表明了异地合作在创新中的重要性。

 

一些公司正在积极测试这两者。SAP位于帕洛阿尔托市中心的HanaHaus是一家开放式酒店,每小时收费3美元,只相当于一杯咖啡的价格(著名的参观者包括马克·扎克伯格)。而就几英里外的硅谷园区内,是全球五个此类营地之一的AppHausSAP工程师在这里与当地客户和初创企业合作,探索消费软件。

 

但是,这些共同工作空间的目标是什么?谁用的?他们长什么样?以下是我们学到的。

 

这些空间的用途可能千差万别,但它们通常分为三类:转型、创新和面向未来。在转型的情况下,空间被设计成一个特洛伊木马,将新的工作方式潜入一个原本沉稳的组织中。这显然是OrangeVBN的目标,Orange的员工体验主管Ava Virgitti将其描述为人力资源实验室,以测试和了解团队在精简和低劣的初创企业面前的表现。

 

创新是其他营地的目标,在那里,不同的利益相关者被召集起来完成特定的任务,并配备特殊的设施和方法(例如,设计思维)来实现这些任务。面向未来的目的则是为了更加开放;这些空间旨在产生新的联系或想法,这似乎是HanaHaus背后的想法。

 

由于这些原因,用户通常在级别、角色和从属关系上都非常不同,并且在转出或回到公司之前只存在几个月。这是营地的一个重要特征——意味着源源不断的新鲜见解和专业知识。OrangeVBN使用九个月的季节来重置空间;其他人根据需要更换参与者。

 

虽然许多领域的焦点是创造新的数字产品和服务,但更广泛的协同工作调查的证据表明,其他角色也可以从这种做法中受益。更重要的是管理员工、初创企业、企业家、自由职业者、研究人员,甚至学者的组合。虽然“开放日”欢迎几乎每个人作为他们的营销和外展努力的一部分,营地仔细审查参与者根据专业知识,个性,或文化适合性。

 

后者至关重要。虽然这些空间的文化因行业、地理等不同而有所不同,但它们总是与它们的上级组织不同(而且常常与之相反)。这并不奇怪,因为他们的目标是悄悄获得共享办公的好处。在一次又一次的访谈中,社区管理者强调了成员的主动性、开放性、好奇心和信任以及团队精神的重要性,也就是所谓的“家庭精神”

 

社区管理者在培育这种文化中的作用怎么强调都不为过。传统上,他们在组织新的、不存在的冲突时,会帮助他们组织现有的冲突,并与现有的冲突进行仲裁。用户满意度调查一直把他们列为企业合作的最爱。

 

创造这些空间的另一个重要方面是它们的物理设计。就像文化一样,需要设计补充和加强,这些空间的布局和便利设施与隔间相去甚远。没有什么是固定的——白板、活动墙和灵活的家具是常见的。便利设施和厨房的战略定位是“工程师的意外发现”和跨组织的对话。鼓励在墙上或地板上写字,因为乱七八糟被认为是创新的前兆。

 

现在,这些空间有助于促进创新吗?这似乎是事实,尽管与一般的协同工作一样,它们的有效性很难衡量,只能通过用户满意度调查和访谈来间接量化。

 

我们采访过的一些公司也提供了一些例子。OrangeVBN报告说,用户对该空间的支持率为92%,并指出未来几季的入住候选名单很长。在Grid70,一位租户报告说,重新设计工作区后,产品开发时间缩短了30%-40%

 

据密歇根大学的研究人员称,人们寻求共同工作空间的最常见原因是与人互动(84%)、随机发现和机会(82%)和知识共享(77%)。而在共享办公空间的会员也有同样的想法。

 

正如人们可能想象的那样,展示这项技术的投资回报率是很困难的——大多数人甚至都没有尝试过。有些人完全回避指标,在衡量什么是重要的时候,他们会边走边学。许多人更喜欢软指标,比如上面提到的满意度和参与度,还有一些人将度量推迟到未来,在等待商业案例出现的同时尽量减少开支。

 

出于这个原因(和其他原因),强有力的执行赞助者对于公司的合作至关重要。HanaHaus是在SAP联合创始人哈索·普拉特纳(Hasso Plattner)的个人催促下被鼓动起来的;Grid70是由一群当地CEO构思的。OrangeVBN得到了高级人力资源主管的坚定支持,等等。在这些指标如此模糊的情况下,关于这些空间是否值得的决定是在个案的基础上做出的。

 

不到10年前,共享办公被视为一种边缘现象,但是,考虑到当今活跃创意工作的趋势——越来越灵活的安排、跨公司的合作以及员工对代理和真实关系的渴望——这些空间暗示着一个远远超出WeWork的未来。

 

 

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